Wie befähige ich meine Organisation, ein komplexes Technologieprojekt sicher und termingerecht zu steuern? Wie bereite ich das Projekt idealerweise vor?

Eine kompakte Übersicht über wichtige Schlüsselfaktoren und bewährte Methoden bei der Vorbereitung eines Softwareprojekts haben wir im ersten Teil unserer Serie zum Pre-Projektmanagement gegeben. Heute widmen wir uns einem besonders wichtigen Teilaspekt der vorausschauenden Projektplanung: Der Auswahl und Schulung von Key Usern.

Die wichtige – und leider oft unterschätzte – Rolle des Key Users

Motivation und Kenntnisse der Key User können viel zum Erfolg, oder Misserfolg, eines Projekts beitragen. Deshalb sind diese Projektbeteiligten bereits bei der Vorbereitung und während der Testphase eines Softwarelaunch ein besonders wichtiger Parameter, der entsprechende Aufmerksamkeit verdient. Im Vorfeld des Projekts sollte die Projektleitung deshalb klären:

• Welche Eigenschaften den Key User idealerweise auszeichnen sollten
• Wie die Ressourcensituation der potenziellen Key User aussieht
• Wie man die Key User in ihrer Funktion unterstützen und bei Bedarf auch weiterbilden / fördern kann

Welche Eigenschaften zeichnen einen perfekten Key User aus?

Oftmals werden Mitarbeiter als Key User für ein Projekt benannt, die aufgrund ihrer Kompetenz im Tagesgeschäft ohnehin schon stark eingebunden sind. In vielen Fällen werden die Key User darüber hinaus ausschließlich nach ihrer System- und Prozesskenntnis ausgewählt. Dies ist jedoch nur ein Teil der Aufgabe! Zusätzlich sind auch deren zeitliche Verfügbarkeit sowie ihr Engagement und Begeisterung für die geplante Maßnahme wichtig. Die erforderlichen Ressourcen sowie notwendige „Social Skills“, wie beispielsweise Kooperationsfähigkeit oder auch Moderationserfahrung, müssen unter Umständen zusätzlich aufgebaut oder durch Schulungen vertieft werden.

Was also sollte ein Key User idealerweise mitbringen, um den vielfältigen Anforderungen an die wichtige Funktion im Projekt gerecht zu werden?

Wunschziel versus Realität

Den gerade beschriebenen, perfekten Kandidaten gibt es natürlich in den meisten Projekt-Setups nicht. Umso wichtiger ist deshalb eine sehr gute Vorbereitung der Key User auf ihre Funktion. Nur so kann die Projektleitung sicherstellen, dass auch bei einer weniger idealen Ausgangslage die bestmöglichen Voraussetzungen für einen reibungsloses Projektverlauf geschaffen werden. Während der Analyse in der Pre-Projektphase sollte sich das Projektteam vor allem über folgende Teilaspekte klar werden:

• Welches Know-how (siehe Checkliste) ist bei den ausgewählten Key Usern bereits vorhanden? Besteht noch Schulungsbedarf (bei wem, in welchem Bereich ➤ fachlich/methodisch/Soft Skills)?
• Wo sind „Multitasking“ und zeitliche Engpässe bei den potenziellen Key Usern zu erwarten? Wie kann ich einer Überforderung der Key User durch die temporäre „Doppelbelastung“ vorbeugen?
• Wie kann ich Ressourcenkämpfe während des laufenden Projekts vermeiden?

In der Realität werden Key User auf ihre neue Rolle allerdings oft nicht gewissenhaft vorbereitet, sondern bekommen diese kurzfristig einfach zugewiesen. Dies kann zu empfindlichen Störungen im Projektverlauf führen, die man keinesfalls unterschätzen sollte. Denn oft wird die zusätzliche Aufgabe bei unzureichender Vorbereitung als unerwünschte Mehrbelastung neben dem Tagesgeschäft empfunden. Zielkonflikte und Verzögerungen als Ergebnis schlechter Planung und fehlender Abstimmung führen schnell zu Fehlern, Unzuverlässigkeit und mangelnder Unterstützung für das Projekt.

Wie plane ich den Einsatz meines Key User-Teams realistisch, effizient und vorausschauend?

Einige Empfehlungen aus der Projektmanagementpraxis

1. Bereiten Sie den Einsatz der Key User gut vor. Analysieren Sie den geschätzten Aufwand vs. vorhandene Kapazitäten sowie bestehende Kenntnisse vs. Entwicklungsbedarf ihrer Key User schon frühzeitig vor dem Projektstart – beispielsweise mit Hilfe einer Qualifizierungsmatrix
2. Stimmen Sie die Erfordernisse und ihre konkrete Planung mit den Ansprechpartnern/Führungskräften der Key User – ebenfalls mit genug Vorlauf – ab und lassen Sie die Key User wenn möglich in kritischen Projektphasen und Lastspitzen vom Tagesgeschäft freistellen
3. Vermeiden Sie es, dass Key User parallel für mehrere Bereiche zuständig sind. Verhindern sie somit Ressourcenkämpfe und Zielkonflikte, die zur Überforderung dieser Mitarbeiter führen
4. Koppeln Sie zwei Key User für große Themenblöcke ➤ kombinieren Sie hierbei jeweils strategische Planungskompetenz mit operativer Expertise
5. Sorgen Sie vor dem Projektstart für Klarheit über die (verbindlich festgelegten!!) Rahmenbedingungen:
   1. Was genau ist die Funktion, was sind die Aufgaben?
   2. Wie sieht der Projektplan aus, welche Strukturen und Meetings sind vorgesehen?
   3. Wie sind die Abstimmungswege? Welche Themen muss ich mit meinem Vorgesetzen absprechen und welche nicht?
6. Und last but least: Kommunizieren Sie regelmäßig, transparent und gut strukturiert mit dem Key User-Team. Nutzen Sie das Know-how und das regelmäßige Feedback der Mitarbeiter, um ihre digitalen Prozesse und Strukturen noch besser zu machen

Fazit: Ihr Projekt – und auch der Einsatz des Key User-Teams – steht und fällt mit vorausschauender Planung und guter Vorbereitung. Je früher Klarheit über die vorhandenen Ressourcen besteht, umso besser lassen sich Schwächen beseitigen und geeignete Strukturen festlegen, damit das (Key User-)Team effizient und störungsfrei arbeiten kann.